Základy Outlook office365

1. Jak se přihlásit do Outlooku

Do outlooku se dostanete pomocí tohoto odkazu:  https://outlook.office.com/owa/?realm=cuni.cz, případně přes prostředí office365 (http://office365.cuni.cz).

Odkaz je k nalezení i na webových stránkách fakulty, v zápatí domovské stránky, v sekci "zaměstnanci".

Po kliknutí na jakýkoliv z výše zmíněných odkazů budete přesměrováni na CAS, kde pro přihlášení použijte své osobní číslo, případně login, a heslo stejné jako do univerzitní sítě.

2. Jak stáhnout mobilní aplikaci Outlook

Na Vašem mobilním zařízení si najděte stránky fakulty. Na nich použijte odkaz "webmail". Budete přesměrováni na CAS, kde se přihlásíte a poté se Vám otevře Outlook ve webovém rozhrání. Ihned Vám bude nabídnuta možnost "přidejte si Outlook na domovskou obrazovku". Klepněte na "vyzkoušet" a aplikace se Vám nainstaluje, přičemž Vaše přihlášení by mělo zůstat zachováno. 

Alternativně můžete nainstalovat aplikaci rovnou (např. z Google Play) a přihlásit se do ní až po instalaci. Po otevření aplikace klepněte na "přidat účet", vyplňte uživatelské jméno ve tvaru osobníčíslo@cuni.cz, klepněte na "pokračovat" a po přesměrování na CAS se přihlašte.

3. Základní orientace v Outlooku

Po přihlášení do Outlooku uvidíte následující interface. Číslicemi jsme označili nejdůležitější prvky, které zde můžete nalézt.

1) - zde jsou složky obsahující Vaši poštu, které budou identické s tím, co znáte ze SOGo. Nové složky můžete přidávat pravým klikem na "složky" případně již vytvořenou složku, pokud chcete vytvářet podsložku. Podobně se složky i mažou či vyprazdňují. Nad seznamem složek naleznete důležité tlačítko "napsat zprávu".

2) - zde naleznete kalendář, který můžete využívat jako jakýkoliv jiný elektronický kalendář. Mimo to se Vám do něj budou automaticky propisovat například schůzky v MS teams, které jste vytvořili, nebo do kterých jste byli přizváni.

3) - zde naleznete kontakty. Můžete v nich přidávat nové kontakty, mazat staré či seskupovat kontakty do seznamů. Dále zde můžete nalézt skupiny, vytvořené v rámci office365 (Outlook, Sharepoint, Teams atp.) jichž jste členem, případně různé adresáře.

4) - zde můžete nalézt základní nastavení, týkající se především vzhledu Vašeho mailového klienta. Můžete si nastavit tmavý režim, oznámení, volbu zda seskupovat zprávy do konverzací nebo je oddělovat, pozici podokna čtení zpráv a podobně. Kromě těchto nastavení, která závisí na Vašich individuálních preferencích, doporučujeme vypnout možnost "Prioritní doporučená pošta" a vypnout seskupování zpráv do konverzací zaškrtnutím "Zobrazit každou zprávu samostatně". Na úplném konci naleznete tlačítko "Zobrazit všechna nastavení Outlooku", pomocí kterého se dostanete k pokročilým nastavením, která si popíšeme později.

5) - Váš profil - zde se můžete odhlásit.

4. E-mailové zprávy

Rozložení toho, kde se Vám bude zobrazovat seznam doručené (nebo odeslané, smazané atd.) pošty a kde jednotlivé zprávy lze měnit v nastavení, které jsme popsali v minulé kapitole. Na výše zobrazeném příkladu je nastavené zobrazování seznamu v horním okně a zobrazování jednotlivých zpráv v dolním okně. Toto rozložení je identické s tím, jak tomu bylo v SOGo. Ve výchozím stavu je Outlook nastaven tak, že seznam zpráv se zobrazuje v levé části a náhled zprávy v pravé části. V základním nastavení si rozložení můžete dle libosti změnit.

1) - základní informace o zprávě - zde vidíte kdo Vám zprávu poslal, adresáty, její předmět a tělo. Můžete zde rychle zvolit odpověď či přeposlání.

2) - zde jsou pokročilé nástroje pro práci se zprávou, z nichž nejpoužívanější pravděpodobně budou tisk a "přeposlat všem".

5. Další nastavení Outlooku

K rozšířeným nastavením se dostanete přes základní nastavení, kliknutím na "zobrazit všechna nastavení Outlooku". V následujících částech návodu si popíšeme nejčastěji používané funkce, které můžete v nastavení najít.

5.1. Obecné

V nastavení "obecné" můžete najít možnosti ovlivňující vzhled outlooku, nastavení jazyka a času, oznámení, kategorizaci e-mailů a další, méně často používaná nastavení.

5.2. Pošta

V rozložení si můžete nastavit rozložení a uspořádání oken, ve kterých se zobrazují zprávy a seznamy zpráv , velikosti textu a podobně.

V psaní a odpovídání se mimo další, méně podstatná nastavení, nachází i nastavení podpisů. Podpisů si můžete nastavit více a přepínat mezi nimi. Lze si také zvolit různé podpisy pro odesílané zprávy a pro odpovědi. 

Další nastavení v "Poště", která bude běžný uživatel potřebovat jsou dvě. První je "přeposílání", kde jednoduše zadáte mailovou adresu, na kterou si přejete poštu přeposílat a zvolíte, zda se mají v Outlooku ukládat kopie přeposílaných zpráv. Druhé jsou "automatické odpovědi", jedná se o starou známou "nepřítomnost" ze SOGo. Můžete zde automatické odpovědi vypínat a zapínat nebo nastavit přesné období, během kterého budou používány. Samozřejmě zde také zadáváte text Vaší automatické odpovědi.

5.3. Vložení podpisu

Vytvoření podpisu se nachází v rozšířeném nastavení v sekci "Psaní a odpovídání". Vyplníte zde název a do hlavního okna nakopírujete podpis ve standardizovaném formátu, který můžete nalézt na další stránce tohoto návodu. Ten pak upravíte tak, aby odpovídal Vašemu pracovnímu zařazení a následně klepnete na modré tlačítko "Uložit". Podpisů si můžete vytvořit více a můžete si zvolit různé podpisy pro nové zprávy a odpovědi

5.4. Podpis